App Academy · Grundlagen
Postfächer: Team oder persönlich
Im Postfach passiert die tägliche Arbeit: Gespräche, Kontakte, Termine, Kanäle und Assistenten. Die Organisation darüber zahlt und verwaltet die Menschen.
Zwei Arten von Postfach
Team-Postfach
Für Arbeit, die dem Unternehmen gehört.
- Mehrere Mitglieder mit Rollen
- Alle Kanäle: Telefon, WhatsApp, SMS, E-Mail, Website-Chat
- Öffentliche Buchungsseite
- Läuft weiter, wenn jemand Urlaub hat oder geht
Persönliches Postfach
Für deinen eigenen Draht – wirklich privat.
- Genau ein Besitzer, keine weiteren Mitglieder
- Kein Website-Chat, keine Buchungsseite, keine SMS
- Anrufe starten als smarter Anrufbeantworter
- Zählt nicht ins Postfach-Limit der Organisation
Faustregel: Darf eine Kollegin diese Gespräche grundsätzlich öffnen? Dann Team. Sonst persönlich. Einzelne Fälle kannst du jederzeit gezielt in ein Team-Postfach übergeben.
Zwischen Postfächern wechseln
- Tippe oben im Tab „Postfach“ auf den Postfachnamen – oder unter „Einstellungen“ auf „Postfach wechseln“.
- Wähle das Ziel. Das aktuelle Postfach trägt das Etikett „Aktuell“.
- Prüfe den Namen im Kopf, bevor du antwortest.
Ein Zähler am Wechsler zeigt, wie viele andere Postfächer ungelesene Gespräche haben. Über die Glocke neben einem Postfach schaltest du seine Benachrichtigungen stumm.
Mitglieder und Rollen
Ein Mensch wird einmal Mitglied der Organisation. Danach bekommt er Zugriff auf genau die Postfächer, in denen er arbeitet – mit einer Rolle pro Postfach.
| Rolle | Sieht | Darf einstellen |
|---|---|---|
| Besitzer | Alles | Alles, auch das Abo |
| Administrator | Alle Anfragen | Alle Einstellungen dieses Postfachs |
| Manager | Alle Anfragen | Keine Postfach-Einstellungen |
| Angestellter | Nur ausgewählte Anfragen | Keine Postfach-Einstellungen |
- „Einstellungen“ → „Organisation“ → „Mitglieder“ → „Mitarbeiter hinzufügen“.
- Handynummer oder E-Mail eintragen und die „Rolle im Postfach“ wählen (Standard: Manager).
- „Jetzt einladen“ – oder den Einladungslink kopieren und selbst teilen.
- Weitere Postfächer gibst du später auf der Seite der Person unter „Postfach-Zugriff“ frei.